Die Zieldefinition wird im Projektmanagement gerne durch eine Zielhierarchie realisiert. Hierbei wird von einem Oberziel ausgegangen. Beispielsweise könnte ein Oberziel lauten „Es soll eine Anlage XY mit der Funktion XY entwickelt werden“. Dies ist sehr grob gefasst und erfüllt das Kriterium eines Zieles noch nicht. Daher wird das Ziel nun in Zielkategorien zergliedert (Siehe hierzu den letzten Artikel dieses Blogs).
Unter die jeweiligen Kategorien werden jetzt die zu erfüllenden Projektziele definiert. Hierbei ist darauf zu achten, dass diese SMART formuliert sind. SMART steht für:
S = Spezifisch
M= Messbar
A = Akzeptabel
R = Realistisch
T = Terminierbar
Hinzu kommt, dass jedes Ziel kategorisiert wird. Jedes Ziel wird als Kann-, Soll- oder Muss-Ziel definiert. Ein Muss-Ziel muss erfüllt werden, da sonst das gesamte Projekt als gescheitert betrachtet wird. Ein Soll-Ziel ist ein besonders wichtiges Ziel. Sollte dieses Ziel nicht erreicht werden können, können Kann-Ziele gestrichen werden um die Erfüllung zu ermöglichen. Eventuell wird auch das Budget oder die Terminschiene angepasst. Ein weiterer gangbarer Weg wäre die Streichung des Soll-Ziels. Hierfür benötigt der Projektleiter jedoch die Zustimmung des Lenkungsausschusses. Ein Kann-Ziel wird als „nice-to-have“ bezeichnet. Wenn man es im Rahmen des Projektes ohne große Aufwände erreichen kann wird dies getan. Ist der Aufwand zu groß oder ist ein Soll-Ziel gefährdet, so kann ein Kann-Ziel durch den Projektleiter gestrichen werden ohne Zustimmung des Lenkungsausschusses.
Ich möchte Ihnen nun vorstellen, wie ich meine Zielhierarchie aufbaue. Jedes Ziel erhält eine einmalige indexierte Nummer zur Identifikation. So ist es beispielsweise in der Risikomatrix möglich das betroffene Ziel mit dem Nummernindex anzugeben und auf die Zielhierarchie zu verweisen. Des Weiteren wird eine Spalte für Zielart, Bezeichnung und Beschreibung angelegt. Nachfolgende beispielhafte Hierarchie hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit und soll lediglich einen Einblick geben. Sofern es der Platz zulässt ergänze ich gerne die Spalte mit der Kategorisierung bezogen auf Muss-, Soll- und Kann-Ziele. Dies habe ich in diesem Beispiel jedoch nicht ergänzt.
Diese Zielhierarchie ist sehr häufig bereits Vertragsbestandteil und sollte damit sorgfältig dokumentiert werden. Hierzu ist es sinnvoll die Werkzeuge Lasten- und Pflichtenheft zu nutzen. Zu diesen Dokumenten wird in diesem Blog zum späteren Zeitpunkt ein Artikel veröffentlicht. Diese Dokumente unterliegen dem Änderungswesen und sollten einen entsprechenden Qualitätsanspruch besitzen.
In vielen Unternehmen ist der Projektmanager in einer Verantwortung, dass dieser Ziele eigenständig mit dem Auftraggeber verhandeln darf. In diesem Fall ist es besonders wichtig, dass die Projekte, welche Sie bearbeiten und deren Ziele stets mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen. Sollte dies nicht gegeben sein empfehle ich mit Ihrem Management Rücksprache zu halten. Als Projektmanager ist es daher besonders wichtig die Unternehmensziele und Strategie zu kennen, damit Sie im Sinne des Unternehmens handeln (siehe auch Blogartikel „Projektleiter und Unternehmer„) und entscheiden können. Haben Sie hier keine Einsichten oder hat das Unternehmen keine transparenten Ziele bzw. Strategien kann dies zu Konflikten innerhalb des Lenkungsausschusses führen. Dies sollten Sie in Ihrem Stakeholdermanagement berücksichtigen.
Wenn Sie in Ihren Projekten oder in Ihrem Unternehmen häufig feststellen, dass der Kunde mit dem gelieferten nicht zufrieden ist oder sich unterschiedliche Ansichten aufzeigen über ein Leistungssziel, so haben Sie dieses nicht konkret genug bearbeitet. Idealerweise sollten Ihre Projektziele keinen Interpretationsspielraum besitzen. Daher möchte ich Ihnen einen Tipp mit auf den Weg geben.
Experten-Tipp:
Neben der Zielhierarchie sollten Sie eine zweite Tabelle pflegen mit den „Nicht-Zielen“ in denen Sie konkret beschreiben was im Rahmen des Projekte nicht durchgeführt wird. Dies hilft Ihnen dabei den Projektrahmen genauer abzustecken und Ihre Ziele klarer abzugrenzen. Dies kann beispielhaft wie folgt realisiert werden:
Ebenfalls möchte ich Ihnen ans Herz legen, die Zielhierarchie mit dem gesamten Team im Rahmen eines Projektstartworkshops zu erstellen. Sicherlich ist dies ein initialer Aufwand für das Team und sicherlich wird nicht jeder im Team verstehen warum dies in diesem großen Aufwand nötig ist, jedoch kann ich aus meiner Erfahrung heraus sagen, dass es im Laufe des Projektes nicht wenige Gelegenheiten gibt ein einheitliches Gesamtbild über die Ziele für das gesamte Team herzustellen. Außerdem kann jeder im Team bei der Zieldefinition mitwirken und die Akzeptanz gegenüber des Ziels nimmt dramatisch zu.
Sollten Sie bei der Erstellung der Zielhierarchie Unterstützung benötigen, so können Sie jederzeit unserem Expertenteam eine Nachricht schreiben oder anrufen. Sie erhalten im Gespräch bereits wertvolle Tipp und Tricks und wir unterstützen Sie gerne bei der Moderation Ihres Startworkshops. Nutzen Sie den nachfolgenden Button zur Kontaktaufnahme. Wir freuen uns auf Sie.
