Das Stakeholdermanagement oder das Managen von interessierten Parteien ist ein Erfolgsfaktor, der sehr häufig unterschätzt wird. Die Sinnhaftigkeit für ein umfangreiches Risikomanagement ist für jeden Nachvollziehbar und plausibel. Und daher ist es umso verwunderlicher, dass dies nur auf der Sachebene durchgeführt wird und Menschen, die ein Risiko oder besondere Förderer des Projekts darstellen nicht genauso berücksichtigt werden.
Denn zu wissen ob eine Person ein Projekt aktiv sabotiert oder das Scheitern begrüßen würde ist durchaus hilfreich in der Erfüllung der Projektziele. Daher sollten die Stakeholder (= Personen oder Gruppen, welche ein Interesse am Projekt haben) frühzeitig im Projekt betrachtet werden. Hierfür bietet sich für die erste Übersicht die Projektumfeldanalyse an, welche ebenso einem Risikomanagement vorausgeht.
Im Allgemeinen kann der Prozess in vier Stufen gegliedert werden, welche nun anschließend detaillierter erläutert werden.
Identifikation
Zunächst müssen Sie sich darüber im klaren werden, welche Stakeholder Sie haben. Hier können Sie aus Ihrer Erfahrung heraus die Liste beginnen oder Sie führen einen Workshop mit Ihrem Kern-Team durch. Hier beleuchten Sie alle Personen im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens. Beispielhaft können Lieferanten, Kunden, interne Ansprechpartner etc. herangezogen werden. Im ersten Durchgang sollten Sie das Pareto-Prinzip nutzen und sich mit den 20% genügen, welche die wichtigsten 80% Ihrer Stakeholder beinhaltet. Eventuell können Sie aus der Projektumfeldanalyse einige Stakeholder übernehmen.
Information und Analyse
In dieser Phase gehen wird jeder einzelne Stakeholder durchgegangen und sich gefragt welche Interessen diese Person hat und wie diese im Kontext zum Projekt stehen. Hierbei können Sie nachfolgende Fragen anwenden:
- Steht der Stakeholder dem Projekt positiv oder negativ gegenüber? Welche Gefühle löst das Projekt beim Stakeholder aus (Motivation, Betroffenheit, etc.) ?
- Welche Erwartungen hat ein Stakeholder gegenüber dem Projekt und warum?
- Welche Befürchtungen hat ein Stakeholder gegenüber dem Projekt und warum?
- Welchen Einfluss hat der Stakeholder auf das Projekt (sowohl positiv als auch negativ)?
Aus diesen Fragen können Sie nun die beiden Rollen „Projektpromoter“ und „Projektgegner“ vergeben.
Aktionen definieren
Nachdem Sie zu jedem Stakeholder die obigen Fragen beantwortet und im Team diskutiert haben, besitzen Sie ein ausreichendes Bild des Stakeholders um sich zu fragen, wie Sie diesen mit Aktionen versehen. Wollen Sie einen negativen Stakeholder besser verstehen und zu einem neutralen Stakeholder bewegen. Oder einen Einflussreichen und neutralen zu einem Projektförderer bringen? Dies sollten Sie nun in diesem Schritt definieren und anschließend eine Strategie definieren. Hierbei gibt es vier Aktionsgruppen bzw. Strategien, welche sich international durchgesetzt haben.
- Partizipative Strategie: Beziehen Sie den Stakeholder mehr mit ein und lassen diese bei wichtigen Entscheidungen teilhaben
- Diskursive Strategie: Beziehen Sie den Stakeholder in die Diskussionen mit ein und hören sich dessen Meinung an. Jedoch ist dieser am Entscheidungsprozess selbst nicht eingebunden.
- Restriktive Strategie: Grenzen Sie den Stakeholder bewusst aus.
- Informative Strategie: Informieren Sie den Stakeholder regelmäßig.
Zuvor genannte Strategiefelder können auch auf Gruppen angewendet werden und miteinander kombiniert werden sofern sinnvoll. Mein Experten-Tipp ist eine Kommunikationsmatrix zu erstellen bei der jeder Stakeholder berücksichtigt wird. Hier können Sie auch Maßnahmen in Bezug auf das Projektmarketing durchführen. Auch hier gilt, wenn Sie Maßnahmen definieren stets einen Verantwortlichen und wenn mögliche Termine zu benennen.
Monitoring
Haben Sie dieses Initiale Vorarbeit geleistet, so heißt es dies auch im Rahmen des Projektes zu pflegen und zyklisch anzupassen. Es können im Laufe des Projektes neue Stakeholder dazukommen oder wegfallen. Die Einstellungen oder Machtpositionen können sich je nach Projektverlauf ändern. Eventuell ist es sinnvoll die Strategien entsprechend anzupassen.
Experten-Tipp:
Führen Sie die Initiale Vorarbeit in zwei Stufen durch. In der ersten Stufe berücksichtigen Sie mit Ihrem Kernteam das Projektumfeld und nutzen hierfür einen neutralen externen Moderator mit Projektmanagementerfahrung. Hier unterstützen wir Sie gerne.
Im zweiten Schritt machen Sie das gleiche Prozedere über Ihr Kernteam. Dies machen Sie selbstverständlich ohne die Anwesenheit des Kernteams, sondern nutzen den externen Moderator als Sparringspartner. Dies ist nun gut möglich, da er im ersten Workshop das Team kennenlernen konnte. Auf diese Liste sollten nur Sie Zugriff haben, da die Inhalte sehr sensibel und vertraulich sind.
Wenn Sie in der Projektplanung stecken und Unterstützung von unseren Experten benötigen bzgl. der Moderation eines Workshop können Sie uns gerne kontaktieren. Wir planen für Sie Ihren Workshop und führen diesen bei Ihnen im Hause durch. Gerne können Sie sich auch eine zweite Meinung einholen. Nutzen Sie zur Kontaktaufnahme untenstehenden Button.
