In den letzten Blogartikeln habe ich mit Ihnen die Themen Zielkategorien und Zielhierachie bzw. Zieldefinition besprochen. Es wurde besprochen wie Ziele definiert werden und wie diese priorisiert werden in Bezug auf Muss-, Soll- und Kann-Zielen. Es wurde ebenfalls darüber gesprochen, dass im Falle eines Konfliktes stehts das Muss-Ziel über dem Soll- und Kann-Ziel steht. Doch wie verhält es sich, wenn zwei Muss-Ziele sich gegenseitig ausschließen oder behindern oder eine Entscheidung zu Gunsten des einen oder des anderen getroffen werden muss.
Dies lässt sich über die sogenannten Zielbeziehungen verdeutlichen. Diese Beziehung zwischen den Zielen soll aufzeigen, welches Ziel höher Priorisiert ist als ein anderes und wie damit verfahren werden soll. Grundsätzlich gibt es fünf Zielbeziehungen, welche nachfolgend beschrieben werden sollen.
- Zielidentität: Bei zwei Zielen, die sinngemäß gleich sind spricht man von Zielidentität. Dies entsteht häufig, wenn zwei oder mehr Bereiche ihre Ziele unabhängig formulieren. Bei diesen Zielen muss eine Harmonisierung stattfinden und eine deckungsgleiche Formulierung für alle Stakeholder gefunden werden.
- Zielkomplementarität: Dieses Verhältnis ist dann gegeben, wenn die Erfüllung eines Ziels die Erreichung eines anderen positiv beeinflusst oder fördert. In diesem Fall ist zu definieren welches der Ziele vorrangig bearbeitet werden soll und welches dann „Mitgezogen“ wird.
- Zielneutralität: Wenn zwei Ziele keine Wechselbeziehung zueinander haben und völlig autonom vom jeweils anderem Ziel bearbeitet und erfüllt werden können ist eine Zielneutralität vorhanden.
- Zielkonkurrenz: Dieser Fall liegt vor, wenn die Erfüllung eines Ziels, das jeweils andere in seiner Erreichung behindert oder verzögert. Dies ist oft bei Ressourcenengpässen der Fall oder bei Qualitätsfragen. In diesen Fällen muss definiert werden, welches Ziel im Zweifelsfall Vorrang hat.
- Zielantinomie: Von dieser Beziehung spricht man, wenn sich Ziele vollständig gegenseitig ausschließen. In diesen Fällen muss definiert werden, welches Ziel verfolgt wird, und welches aus der Zieldefinition herausfällt.
Im Idealfall werden die Ziele gegenseitig im paarweisen Vergleich gegenübergestellt und bewertet. So ist man sicher, dass keine Zielpaarung vergessen wurde. Sicherlich ist das gerade bei größeren Projekten ein unglaublicher Aufwand. An dieser Stelle muss der Projektleiter entscheiden ob er diesen Aufwand wirklich investieren möchte. Anbei ein Beispiel aus der Praxis.
Anschließend ist es sinnvoll sich diese Ziele genauer zu beleuchten und die Priorität zu definieren. Dies kann idealerweise für alle Ziele durchgeführt werden. Auch hier muss die Frage nach Aufwand und Nutzen gestellt werden. Empfehlen würde ich persönlich zumindest die Paarungen zu bearbeiten, bei der eine Zielantinomie und eine Zielkonkurrenz vorliegt. Zu jeder Paarung wird definiert, welches Paar höher Priorisiert wird inklusive einer Erklärung und definierten Maßnahmen versehen, falls eine entsprechende Konkurrenzsituation aufkommt. Anbei ein paar fiktive Beispiele zu verschiedenen Zielbeziehungen.
Wir haben gesehen, dass die Aufwände für die obige Vorgehensweise verhältnismäßig hoch sind und eine Aufwand-Nutzen Abschätzung empfehlenswert ist. Vor allem bei Projekten mit sehr vielen Zielen. Nichts desto trotz sollte zumindest auf der Ebene Kosten-Termin-Leistungsinhalt eine Priorisierung stattfinden, sofern eine Aufschlüsselung auf Zielebene nicht durchgeführt wird. Die Vorteile in dieser Vorgehensweise ist, dass eine klare Sicht auf die Ziele aller Parteien generiert werden kann. Zielkonflikte können ermittelt und abgestellt werden bevor diese in Konflikte oder Projektkrisen übergehen. Ein weiterer großer Vorteil, den ich in dieser Vorgehensweise sehe ist die lückenlose Dokumentation. Wieso wurden Priorisierungen entsprechend getroffen. Der Projektleiter kann damit deutlich schneller agieren, da die Priorisierungen bereits getroffen wurden.
Experten-Tipp:
Wenn Sie diese Zielbeziehungen in einem Workshop durchführen ist der Arbeitsaufwand überschaubar und die Transparenz besonders hoch. Wenn Sie die Bearbeitung in Arbeitsgruppen aufteilen, so sorgen Sie dafür, dass die Arbeitsergebnisse transparent den anderen Arbeitsgruppen übermittelt wird. Ein weiterer Tipp ist es nachdem sich das Team über die Zielbeziehungen im Klaren ist diese durch den Lenkungsausschuss freigeben zu lassen. Dann ist die vertikale als auch die horizontale Kommunikation gegeben und der Lenkungsausschuss kennt die Prioritäten mit denen das Team arbeitet.
Sollten Sie bei der Moderation des Workshops Unterstützung benötigen oder möchten mit einem unserer Experten sprechen, so freuen wir uns auf Ihren Anruf.
