Jedes Projekt, sei es noch so groß oder klein bzw. einfach oder komplex befindet sich inmitten von äußeren Faktoren in diesem sich das Projekt einbettet. Die Betrachtung dieser Umfeldfaktoren bezeichnet mit im Allgemeinen als Projektumfeldfaktoren oder kurz Umfeldfaktoren. Eine entsprechende Analyse dieser Faktoren wird Umfeldanalyse genannt und ermöglicht einen schnellen Überblick über interne und externe, sowie über soziale und sachliche Faktoren.
Die Grenze zwischen „interne“ und „externe“ Faktoren kann das eigene Unternehmen oder Abteilung sein. Alles innerhalb einer Organisation wird intern bezeichnet und alles außerhalb als extern. Eine weitere Dimension wird mit sachlichen und sozialen Faktoren ergänzt. Als sachliche Faktoren bezeichnet man das natürliche, technische und ökonomische Umfeld. Unter soziale Faktoren versteht man das rechtliche, politische und soziokulturelle Umfeld.
Damit ergeben sich vier Felder, in dem nun die Umfeldfaktoren aufgelistet werden können die dem Projektteam bekannt sind. Beispielhaft sind in einer Abbildung ein paar Faktoren aufgelistet.
Diese Analyse kann als Grundlage für weiterführende Betrachtungen genutzt werden. So könnten die sachlichen Faktoren in einer Risikobetrachtung weiter beleuchtet und bewertet werden. Die sozialen Faktoren hingegen könnten in eine Analyse der Stakeholder überführt werden. Hilfreich kann ebenfalls sein bei jedem Faktor eine dritte Dimension hinzuzufügen mit „direkt“ oder „indirekt“, welche die Einflussform eines Faktors genauer spezifiziert. In der Praxis wird dies jedoch seltener durchgeführt.
Bei einer Umfeldanalyse sollten daher immer nachfolgende Fragen im Team beleuchtet werden:
1. Welche Projektumfeldfaktoren umgeben das Projekt?
2. Sind diese Faktoren intern oder extern?
3. Sind diese Faktoren sachlich oder sozial?
4. Wie beeinflussen diese Faktoren das Projekt? (indirekt, direkt)
5. Welche Faktoren werden in eine Risiko- bzw. Stakeholderanalyse überführt?
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