Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt- und Unternehmensmanagement ist die Kommunikation bzw. die Kommunikationsmatrix. Nur wenn jeder im Projekt und/oder Unternehmen zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtigen Informationen erhält, kann effektiv und effizient gearbeitet werden. Hierbei wird unterschieden zwischen einer vertikalen und horizontalen Kommunikation. Vertikal bedeutet in diesem Fall über die hierarchischen Ebenen des Projektes und Unternehmens hinweg. Kommen wichtige Informationen von der Operativen Ebene zur strategischen und zur Geschäftsleitung und umgekehrt an? Ergänzend hierzu dient die horizontale Kommunikation dazu, innerhalb einer Hierarchieebene den Informationsfluss sicherzustellen. Sprechen sich Führungskräfte ab und bilden Synergien?
Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Kommunikationsmatrix, welche sowohl in Projekten als auch in Unternehmen vorhanden ist. Auch wenn Sie diese Matrix nicht offiziell erstellt haben und den Informationsfluss bewusst lenken, so ist dieser dennoch vorhanden. Dies wird in einigen Unternehmen auch gerne „Buschfunk“ genannt und dieser ist bei den meisten Unternehmen deutlich schneller als der offizielle Kommunikationsfluss. Die Kommunikationsmatrix beschäftigt sich mit einer einzigen zentralen Frage.
Wer im Projekt/Unternehmen stellt wem, warum welche Informationen zur Verfügung. Ergänzend ist es sinnvoll noch zu definieren wann bzw. im welchem Turnus und in welcher Form die Informationen zur Verfügung gestellt werden.
Diese zentrale Fragestellung wird sehr häufig in einer Matrixform dargestellt, woher sich der Begriff Kommunikationsmatrix ableiten lässt. Diese sieht dann beispielhaft aus wie folgt aus:
Diese wenige Beispiele zeigen den Mehrwert sehr deutlich auf. Wenn Sie nun aus Ihrer Stakeholderanalyse heraus Gruppen identifizieren konnten, so können Sie wie hier gezeigt auch Gruppen zusammenfassen. Dies ist aber nicht zwingend notwendig, sondern auch auf einzelne Personen anwendbar, sofern diese eine besondere Rolle im Unternehmen einnehmen wie beispielsweise Inhaber oder Geschäftsführer.
Wenn Sie nun die vertikale und horizontale Kommunikationswege erarbeitet haben und die Kommunikationsmatrix fertiggestellt haben, so empfiehlt es sich einen Rahmen zu schaffen, um daraus eine Routine entstehen zu lassen und die Vorteile nutzen zu können. Hierzu können Sie Regeltermine in die Kalender einlasten um nur ein Beispiel zu nennen. Nicht vergessen sollten Sie, die Inhalte ebenfalls zu standardisieren und damit einen effizienten Informationsfluss zu ermöglichen.
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