Die fünf Phasen im Projektmanagement

Das Projektmanagement ist gemäß der DIN 69901-5 die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.

Als Projekt wird ein Vorhaben bezeichnet, welches sich durch die Einmaligkeit der Bedingungen und Umsetzung auszeichnet. Dabei werden Routinearbeiten nicht als Projekt definiert, auch wenn diese sehr aufwändig sind. Beispielsweise ist die Herstellung eines Autos für eine kleine Autowerkstatt ein Projekt, wobei das Herstellen eines solchen Autos für einen Automobilhersteller kein Projekt ist, sondern eine Serienaufgabe. Hier ist die Entwicklung des Fahrzeuges mit Beschaffung, Linienerstellung etc. ein Projekt.

Im Projektmanagement wird zwischen Projektmanagementphasen und Projektphasen unterschieden. Das Projektmanagement wird stets in fünf Phasen eingeteilt um den Projektlebenszyklus zu verdeutlichen. Diese Phasen sind von den individuellen Projektphasen entkoppelt. Nachfolgend werden die fünf Projektmanagementphasen gemäß DIN69901:2009 und “International Projektmanagement Association (IPMA)” dargestellt.

Initialisieurng

Am Anfang steht immer eine Idee! In der Initialisierungsphase wird dem Projektleiter die Idee anvertraut. Dieser soll diese konkretisieren und die nächsten Schritte einleiten um die Idee auf Machbarkeit hin zu bewerten und unterstützt bei der Erstellung der Zielvision. Dieses Dokument wird dem Management vorgelegt und das Projekt wird offiziell gestartet.

Definition

In dieser Phase wird das Projektteam gebildet und mit einem Kick-Off-Termin an die Projektidee herangeführt. Dieses Team hat die Aufgabe die Zielvision in messbare und umsetzbare Anforderungen in Form einer Leistungsbeschreibung (Bsp. Lastenheft) zu übersetzen. Anschließend wird eine grobe Planung durchgeführt und eine grobe Aufwandsabschätzung erstellt. Zusätzlich werden Interessensgruppen (Stakeholder) analysiert und eine erste Risikoabschätzung durchgeführt. Entsprechend der Informationen wird eine Machbarkeitsanalyse durch das Team durchgeführt und dem Management vorgestellt. Dieses erteilt den Projektauftrag.

Planung

In dieser Phase werden die Aktivitäten bis auf Arbeitspaketebene verfeinert und definiert wer für welche Tätigkeit verantwortlich ist. Die Arbeitspaketbeschreibungen sind die Grundlage für die realistische Abschätzung von Terminen, Zeitaufwänden und Kosten.

Steuerung

In dieser Phase wird die tatsächliche Durchführung des Projektes gestartet. In vielen Projektstrukturen beginnt an dieser Stelle die erste Projektphase. Das Projektmanagement hat in dieser Phase die Hauptaufgabe die Kosten und Termine zu Überwachen und ggf. Maßnahmen einzuleiten um das Projekte zu steuern. Durch das Berichtswesen informiert der Projektleiter das Management in definierten Intervallen über den Projektstatus.

Abschluss

In dieser Phase wird die Erfahrungssicherung durchgeführt um zukünftige Projekte effektiver zu gestalten. Da Projektmanagement sehr komplex ist, ist es wichtig, dies von qualifizierten Projektleitern durchführen zu lassen und früh in die Unternehmensstruktur einzubinden.  Abschließend wird das Projektteam inklusive Projektleiter entlastet und das Projekt abgeschlossen. Mit einem Abschlussbericht durch den Projektleiter ist das Projekt formal beendet.

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