Sehr häufig werden wir gefragt, worauf es am meisten ankommt im Projektmanagement. Auf welche Dinge müssen unbedingt geachtet werden. Wir nennen diese besonderen Themen, welche erhöhte Aufmerksamkeit verdienen Erfolgsfaktoren. Nachfolgend möchte ich Ihnen die fünf Erfolgsfaktoren näherbringen, welche ich für besonders wichtig halte. Sicherlich verändern sich diese je nach Randbedingung und Projekttyp, jedoch erachte ich diese als so essentiell, dass sie beinahe immer Gültigkeit besitzen. Die Reihenfolge ist dabei nicht als Ranking oder Gewichtung zu verstehen. Jeder Erfolgsfaktor ist für sich genommen wichtig, jedoch bestärken sich die Faktoren untereinander noch zusätzlich.
Unterstützung des Top-Managements
In der Rolle des Projektleiters wird stellvertretend für das Management gehandelt. Daher ist es essentiell notwendig, dass das Top Management dem Projektleiter und dem Team vertraut und unterstützt, sofern es Hilfe benötigt. Durch die Unterstützung des Managements und dem Vertrauen ins Team wird eine gewisse Form der Wertschätzung vermittelt und die Motivation im Team steigt, da es sich als gebraucht und wichtig empfindet.
Befugnisse des Projektleiters
Als konsequente Weiterführung muss das Top Management nicht nur das Vertrauen haben, sondern auch Befugnisse an die Projektleitung übergeben. In meinen Projekten nutze ich an dieser Stelle einen Projektstartworkshop, in dem das Management dem Team die strategische Bedeutung und Wichtigkeit vermittelt und anschließend dem Projektleiter das Vertrauen ausspricht und die erste Aufgabe übergibt eine saubere Projektplanung mit dem Team zu erarbeiten. Damit ist dem Team das Vertrauen ausgesprochen und dem Projektleiter die Verantwortung offiziell übertragen worden. Dies ist aus meiner Sicht förderlich, damit der Projektleiter stellvertretend Entscheidungen treffen kann und das Team zumindest fachlich führen kann. Deutlich wird, dass dieser Punkt sehr eng mit dem ersten verknüpft ist, denn der Projektleiter benötigt die Rückendeckung von seinem Management und seinem Team um Entscheidungen in beide Richtungen durchsetzen und erwirken zu können. Sollte das Top Management diese stetig anzweifeln oder in Frage stellen, wird die Position des Projektleiters geschwächt und das Team lässt sich schwerer führen. Erfahrungsgemäß kann die Menge der Befugnisse mit einem positiverem Projektverlauf in Zusammenhang gebracht werden. Besonders positiv sticht dabei heraus, dass das Projekt dynamischer wird, da Entscheidungen schnell im Team getroffen werden können ohne lange warten zu müssen bis das Management verfügbar ist. Unabhängig davon ist die Qualität der Entscheidung nicht immer besser, da das Management nicht immer vollumfänglich über alle Bestandteile des Projektes informiert ist.
Kompetenz des Teams
Damit das Team eigenständig arbeiten kann, sollte das Team ausreichend kompetent sein, um Entscheidungen zu treffen bzw. dem Projektleiter Empfehlungen aussprechen zu können. Je kompetenter das Team ist im Bezug auf die Projektinhalte, desto besser können Arbeitspakete geschätzt und durchgeführt bzw. bearbeitet werden. Ein besonders wichtiger Faktor ist das erkennen von Risiken. Je kompetenter das Team, desto mehr Risiken werden früh erkannt und Maßnahmen können in die Planung mit aufgenommen werden. Es empfiehlt sich daher auch zu Beginn eines Projektes zu prüfen ob das Team noch zusätzliche Weiterbildungen benötigt.
Teamzusammenstellung
Als weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die Zusammenstellung des Teams zu nennen. Hierbei sollen nicht die fachliche Kompetenz und Verfügbarkeit von notwendigen Experten im Vordergrund stehen, sondern die „Chemie“ des Teams. Dazu gibt es einige Modelle wie exemplarisch genannt das DISG-Modell, Belbin oder das Team Management System. Wenn solche professionellen Persönlichkeitsanalysen nicht zur Verfügung stehen, so kann man vereinfacht sagen, dass das Team mit möglichst vielfältigen Persönlichkeiten besetzt werden sollte und nicht zu einseitig. Die bringt manchmal etwas mehr Führungsaufwand mit sich aber ist definitiv ein Gewinn für das Projekt.
Kommunikation
Oft unterschätzt – aber immer ein fester Erfolgsfaktor ist die Kommunikation. Sowohl die vertikale Kommunikation (von Projektmitarbeiter über Projektleiter zum Management) als auch die horizontale (innerhalb des Projektteams) sind von entscheidender Bedeutung. Empfehlen würde ich bei Projektbeginn eine Kommunikationsmatrix anzulegen. Hier kann unter Berücksichtigung der Stakeholderanalyse definiert werden wie innerhalb und außerhalb des Teams kommuniziert wird. Besonders die Frage wer, wem welche Information in welchem Turnus zur Verfügung stellt ist zu definieren. Außerdem gehört hier eine geregelte Meetingkultur zur Kommunikationsplanung. Wann werden welche Regelmeetings mit welchen Projektmitgliedern und welchen Zielen und Inhalten abgehalten. Meine Empfehlung ist auch hier das Team mitzunehmen und bei der Definition der Meetingkultur im Projekt einzubinden.
Wenn auch Sie oben genannte Erfolgsfaktoren für besonders wichtig halten und Ihr Projektmanagement entsprechend so gestalten möchten, dass Sie diese Faktoren immer im Projekt berücksichtigen können und damit die Erfolgschance erhöhen, dann bewerben Sie sich auf ein kostenloses Bewerbungsgespräch mit einem unserer Experten.
