Jahr: 2019

In den meisten Projekten sieht sich der Projektmanager bzw. das Projektteam früher oder später mit einer Krise konfrontiert. Für den Projektmanager ist es daher besonders wichtig ein gutes Krisenmanagement zu besitzen. Das beginnt darin, eine Krise bereits in der Entstehung zu erkennen und dann auch entsprechend korrekt einzuordnen. Die Ursachen können persönlich (Streit unter Kollegen) oder auch inhaltlich (Zielkonflikt) sein und müssen daher auch anders moderiert werden. Es könnte aber auch der Fall eintreten, dass die gesamte Planung obsolet wird, da ein Projektrisiko eingetreten ist, dass das Projekt als Ganzes gefährdet. Dieses Szenario möchte ich auf häufige Nachfrage hin gerne etwas genauer beleuchten und einen möglichen Weg des Krisenmanagement aufzeigen.

Da die Ursache für das Entstehen der prekären Situation nicht verallgemeinert werden kann und bei jedem Projekt für sich eigenständig und einzigartig ist möchte ich die Herangehensweise etwas allgemeiner fassen und eine höhere Abstraktionsebene nutzen. Das Anpassen auf die Projektwelt ist dann die Aufgabe des Projektmanagers. Auch ist diese Lösung keine immer Anwendbare Lösung des Krisenmanagement. Es soll mehr eine Hilfestellung sein und Denkanstöße liefern.

Eines meiner wichtigsten Statements, die ich auch in meinem Coaching und Seminaren gebetsmühlenartig wiederhole ist „Eine transparente Kommunikation im Projekt ist niemals ein Nachteil“. Daher ist der erste Schritt nach dem Erkennen einer Krise, dass alle beteiligten im Projekt (Projektteam, relevante Stakeholder und Lenkungsausschuss) über die Situation offen und ehrlich informiert werden. An dieser Stelle ist es wichtig, die Marschroute vorzugeben. Zeigen Sie, dass Sie auch jetzt noch die Zügel in der Hand halten und wissen was Sie tun. Damit lenken Sie auch den Blick aller nach vorne und umgehen im Regelfall unangenehmen Fragen wie „Wie konnte das nur passieren?“.

Diese Frage können Sie meistens noch nicht beantworten, sonst wäre die Situation nicht eingetreten. Daher führen Sie eine ausführliche IST- bzw. Situationsanalyse mit dem Team durch. Analysieren Sie das Problem und erarbeiten mögliche Ursachen. Dieser Workshop hat erstmal oberste Priorität und das reguläre restliche Projektgeschäft muss warten. Denn es macht kein Sinn mit dem Projekt weiter zu machen, wenn es aufgrund der Krise eventuell nicht weitergeführt wird.

Sobald Sie die mögliche Ursache für das Problem gefunden haben, sollte eine Verifikation erfolgen. Erarbeiten Sie eine Möglichkeit zu überprüfen ob die erarbeitete Ursache tatsächlich die Ist, welche das Problem verursacht hat. Für die Problemanalyse kann ich die Methode von Kepner-Tregoe empfehlen, welche ich persönlich sehr gerne in meinen Projekten nutze.

Haben Sie die Ursache verifiziert erarbeiten Sie im Team die kurz- und mittelfristigen Maßnahmen um das Projekt wieder in die Spur zu bekommen bzw. größere Folgeschäden zu verhindern. Was muss getan werden, damit Projektleitung und Team das Gefühl haben wieder einen festen Boden unter den Boden zu haben und sich eine Neuplanung zutrauen. Eventuell benötigt das Team weitere Untersuchungen bevor es sich zu einer neuen Planung in der Lage fühlt und dieser vertrauen kann. Sollte dies der Fall sein, so machen Sie eine kurzfristige Planung der Arbeitspakete und Untersuchungen die notwendig sind. Sie erhalten daraus eine Zeitspanne für die Phase der Unsicherheit. Gemäß meinem Motto zur Kommunikation ist dies der richtige Zeitpunkt den Lenkungsausschuss über die Erkenntnisse zu informieren und die Planung für die Unsicherheitsphase zu vermitteln und die Vorgehensweise im Allgemeinen aufzuzeigen. Der Lenkungsausschuss wird im Regelfall positiv darauf reagieren, dass Sie bereits eine Lösung gefunden haben und Sie bei der Umsetzung unterstützen.

Bekommen Sie vom Projektteam grünes Licht vom Projektteam, so können Sie die Unsicherheitsphase abschließen und einen Planungsworkshop einberufen mit dem Ziel die Planung zu überarbeiten. Es empfiehlt sich, wenn nicht ohnehin geschehen, das Risikomanagement zu bemühen.

Steht das Team hinter der Planung und den daraus resultierenden Verpflichtungen zu den Zielen und Terminen bzgl. des Budgets haben Sie die Aufgabe die Neuplanung und das resultierende Delta zur Initialplanung dem Lenkungsausschuss transparent aufzuzeigen. Dieser wird die Neuplanung nun entweder freigeben, freigeben oder inhaltlich verändern. Bei einer inhaltlichen Veränderung ist es wichtig die Vorschläge aufzunehmen und im Team zu verifizieren und mit einer aktualisierten Planung vorstellig zu werden.

Mit dieser Vorgehensweise habe ich in meinen Projekten und in Gesprächen mit Verantwortlichen und Projektmanagern aus meinem Coaching und Seminaren immer positives Feedback erhalten. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Bewältigung Ihrer Krise.

Stecken Sie in einer Krise und wissen nicht mehr weiter? Dann nutzen Sie unser Expertenteam und rufen uns an. Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei Ihrem Krisenmanagement.

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